企业管理引入协同OA办公系统的必要性
2018-02-22 09:17:54
李艳玲
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传统的办公模式使人们耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作,而 不能及时、有效的对各项工作按轻重缓急来处理。

传统的管理方式造成整个单位办公环境的混乱、无序、推诿、低效等问题时有发生,管理成本、办公费用居高不下,不但给企业带来了严重的经济负担,而且也不能营造一个和谐的办公环境。

因此企业需要一套规范化的管理模式,让所有的工作不但能有条不紊,还能节省时间、成本并提高效率。那就是OA协同办公系统。

一、引进协同OA办公系统的意义:

OA是OFFICE AUTOMATION的缩写,本意为利用技术的手段提高办公的效率,进而实现办公的自动化处理。从最初以大规模采用复印机等办公设备为标志的初级阶段,发展到今天以运用网络和计算机为标志的现阶段,OA对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。具体来说,协同OA办公系统对企业管理具有如下意义:

1、有利于企业各部门转变管理观念和工作模式,提高办事效率,克服传统管理模式和办公模式带来的不良做法,是各部门权利与义务明确,方便公司领导监督与指导。

2、有利于节约行政开支,节省人力、财力。同时,在全局内部建立一个高效的协同管理工作平台和集中的信息整合呈现平台,形成各部信息共享、和谐互助的良好氛围,利于建立健全组织文化,提升企业凝聚力。

二、协同OA办公系统的显著优势:

1、效率大大提高:

由于当前办公系统的条件所限,目前各类公文、政令的传递速度有时不够及时迅速,应变能力较差。而采用协同OA办公系统后有望改变这一情况,一些以前需要几天甚至更长时间才能解决的现实情况和问题短时间内便能获得反馈,从而大大加强了政令推行的实效性,使工作效率得到极大提高。

2、节约大量资源:

首先是纸张的节约。现在每天发放公文、通知、工作计划等大量文件,办公用纸也是一笔不小的费用。引进协同OA办公系统,一年至少可为公司节省办公用纸及其耗材的费用。其次是时间的节约,引入协同OA办公系统后,公文草拟、审核、批办、签发、登记、传阅等流程都可以在OA系统上进行,省去了许多不必要的麻烦,为公司深入开展各项工作节约了宝贵的时间。

3、功能全面便捷:

采用协同OA办公系统后,其他应用系统都可以集成到OA系统做接口,网站发布信息、文件归档工作等,都可利用OA模块的相关系统来处理,进行起来更加简捷方便、得心应手。

4、利于信息整合:

协同OA办公系统的信息报送模块有助于各部门更好地采集与处理信息,同时我们还可利用系统对信息进行筛选、分类、整理与归纳,使之转换为工作的重要参考依据。从而实现资源整合、信息共享,进一步发挥信息资源的社会效益与经济效益。

综上所述,引入协同OA办公系统,对于实现办公先进性、快捷高效性、资源使用合理性、决策依据准确性、办公模式标准化、资源配置最优化、行政管理统一化等,具有极为重要的意义。

李艳玲 最后编辑, 2018-02-22 09:22:06