我是如何逐步构建内部协同办公系统的
2017-06-12 14:09:25
liyanling
  • 访问次数: 40
  • 注册日期: 2017-04-17
  • 最后登录: 2018-06-06
  • 当前积分: 173
  • 门派等级: 无门派

2007年,我在书店里面看到了一本书,叫做《投资指南》。我自己其实对股票什么的不感兴趣,对市面上的各种理财的书也都是敬而远之。但看到这本书,我觉得收获颇多,讲的特别专业。于是我就把作者的所有书都买来读。


说到这儿,也许已经有朋友猜到了作者是谁。对,没错,一个叫罗伯特的人。他的书写了很多,从大方向上来讲,可以分为个人财商教育和企业管理两个大方向。我们今天聊的内部协同办公系统和他有什么关系呢?我们先来看一张图:

这是罗伯特在他的《辞职创业前的十堂课》里面给出的B-I三角。他认为一个创业团队必须具备 产品、法律、系统、沟通、现金流这五个方面的能力。其实从这个图来分析,也可以很容易理解为什么大多数的人创业会失败了,因为他们往往只具备某一方面的能力,比如产品。其他的方面都极度欠缺。


我看到《十堂课》这本书之后,仔仔细细的研读了很多遍。我自己个人最擅长的是产品设计,逻辑性比较强。构建系统也是我的强项,但沟通,现金流,法律方面是我的弱项。2007年到2010年这三年,我在这些方面做了一些准备。然后2010年正式成立公司创业,开始了自己的开源软件创业之路。


肯定有朋友会问,你为什么选择开源软件来作为自己的创业方向。还是用B-I三角中的使命来回答吧。 一个团队还是要有自己的精气神,这样才能吸引到和你志趣相投的朋友一起来创业。没有自己精气神的团队是走不长远的。我创业要做的方向就是为中小企业提供专业的管理工具,也就是B-I三角中的 系统这个层面。


为什么选择以系统为我的主要创业方向呢?每个团队一定要找到自己的特色,然后尽一切可能放大加强这个特色。我自己逻辑性比较强,做事比较条理,能把比较复杂的事情理清楚,然后给别人讲清楚。再加上我自己也可以做开发,所以做工具,做系统是我的强项。


既然选择了系统软件来作为我的主要创业方向,那就先从解决自己内部问题来入手吧。


首先要解决的是搭建的内部共享服务器,用来作为文件共享,打印共享等等。一开始的时候是用普通的pc机器来作为内部的服务器。后来各种微型服务器越来越多,我们也先后尝试过龙芯的盒子主机、群晖的NAS服务器、联想的高清PC、HP的Gen8服务器,也还研究过工控机。


后来有伙伴是在远程办公,互联互通的需求比较强烈,我们也购买了青云的云主机来作为我们内部的服务器。然后使用青云提供的openvpn服务组建了安全内网,解决了异地办公互联互通的问题。


操作系统几乎每个发行商都在用了,windows xp, win7, win10, macos, linux。服务器端主要用的是linux,办公桌面主要还是用windows系列。


在这儿还需要提一下内部的办公网络。人少的时候用的是无线,但无线还是不稳定,机器一多,就会出问题。后来还是请网络公司布线,主要的上网手段还是有线,无线作为补充。公网接入上100M。在这方面的投入也没有多少,能提供一个稳定的网络环境还是非常重要的。


内部通讯手段主要是用QQ。微信基本上不用。从办公的效率来讲,还是QQ的沟通效率会比较高。我们也有在开发自己内部的聊天软件,作为补充和辅助。后面也会作为一个产品发布出来。


电话方面申请了一部座机,和客户主要是用400电话。因为线路的限制,一个办公室能够接入的座机有限,所以主要还是用400电话。400电话现在也是标配了,就不赘述。大家在选购400电话之前,注意搜索下要买的号码是否被用过,是否有过不好的记录,这一点提醒下创业的朋友们。


内部研发需要用到源代码管理。目前主流的两个源代码管理工具:subversion和git我们都在用。我们的云禅道服务也有提供svn和git的在线托管服务,所以我们自己的源代码库也都放在云禅道上。这样自己的服务自己天天用,有什么问题就可以及时发现。


说到源代码管理,我们并没有那么激进,一定要全部切换到git之类的。其实如果内部办公的话,subversion还是有很多优点的:集中管理、更好的权限控制、概念简单、工具文档支撑好。


再就说到研发项目管理了,这也是我们第一个主要的产品:禅道项目管理软件我自己之前工作的主要经历也是在研发方面。开发、测试、项目管理、产品设计等方面的工作都做过,所以对这方面有自己的优势。2009年前后市面上的项目管理软件可以分为两大类:商业的和开源的。商业的软件以微软的TFS,HP的QC为代表。开源的则是redmine、trac为代表。我仔细研究过他们的功能:商业的软件太重,和他们的其他产品绑定太紧。开源类的软件功能缺失,更新不及时,没有中文的本地支持。所以这是我的机会。禅道做了三年,开始陆续有了收入。到今天,也成为了国内研发项目管理软件的使用最广泛的软件。


做自己的产品,一定要自己天天用。我刚开始创业的时候,只有自己一个人。但我很自豪的是从禅道的0.1版本开始,禅道自身的项目管理就用禅道管理起来了,大家可以看我们的记录: 禅道项目管理第四期::任务列表


做一个产品,研发其实只占其中的一部分时间。我们这几年在运营禅道这个产品过程中,我们还花费了将近一半的时间在周边的事情上,这其中包括:文档的撰写、技术支持、新闻发布、下载等等。这就要说到 如何构建产品的官网了。


其实做网站,每个程序员都有自己的选择。我自己写程序,也是从大学时候帮系里面做网站开始的。工作后也先后玩过drupal、wordpress、phpcms、discuz等等软件。玩到后来,就觉得总是不和自己的要求。然后就自己写。2005年的时候就开始写了,当时只是搭建自己的个人博客用。后来创业后,就在这个基础上开发禅道的官网。这开发就从2009年开发到了2013年。我们先后做了论坛、问答、开放平台、积分、积分兑换礼品、在线视频、手册、FAQ等等功能。有力的支撑了禅道软件的发展。


2013年的时候,我们将这个内部的系统整理,做成通用的版本,将其发布出来,就是我们的第二款产品了: 蝉知企业门户系统。肯定会有朋友问,蝉知企业门户和其他的cms系统的区别在什么地方呢?蝉知最主要的有几点:功能的集成度高(你能想到的功能基本都有了,但不是大而全,而是高度集成)、设计的自由度高(你想把网站设计成什么样都可以,程序不会成为限制)、扩展容易(基础的功能都有了,创业团队可以自己开发自己的模块)。我们有一个做saas门户的客户,一位php程序员,在蝉知基础上,花了不到半年,写出了他们整个的门户和业务流程。就是很好的例子。


13年后我们的团队成员也逐渐扩大,再加上2B领域的竞争越来越激烈,我们也在想,我们还能做什么。思考了很久,有了我们的 第三个产品:然之协同办公系统。然之主要的功能是客户管理、日常办公、现金流管理、内部分享、工资绩效、工作流等。截止到今天,我们团队日常的流程基本上都用我们自己的产品和服务管理了起来。


每个人每天早上登录然之协同,整理自己当天的待办。登录记录会自动作为考勤记录。待办可以自己安排,或者从自己参与的项目负责的任务中筛选。销售团队主要使用客户管理模块对客户进行跟踪管理。研发团队主要使用禅道项目管理来做研发。运营团队、HR、行政等部门主要使用然之里面的任务管理、绩效考核模块等来完成日常的协同。我们所有的网站和在线服务则都是使用蝉知来搭建。蝉知里面的订单,用户、反馈等信息可以集成到然之系统中。


公司的每一笔收入、支出、转账、投资等等都用然之的记账模块记录了下来。我可以很自豪的说公司这几年的账目可以做到一分不差。每月初用然之来做考勤、绩效、工资,我会把记账模块中的报表导出为excel,转发给我们的股东和内部行过权的同事(公开透明,取信于人)。


这篇稿子其实是源自知乎上一位网友的提问,她提问: 如何低成本高效率的建立一套可跨平台跨地域的小型创业团队工作环境? - 移动互联网 。我之前一直觉得还没有准备好,今天总算是把我们自己做的一些尝试和努力整理出来,也算是回答了她的提问。


除了这些外,还有一些系统和大家分享下。邮件系统我们使用的企业的腾讯邮箱,最开始时用的免费的,后来升级到他们的收费版本,其实就只用一个功能:登录ip地址限制。因为发诈骗邮件的太多了。我们自己内部正在开发的还有推广使用的系统,加上之前说的内部IM系统,这两个还不成熟,所以就没有作为产品对外推广。


其实只要有客户订单,一个公司,一个团队就会涉及到产品、系统、法律、沟通、现金流 这五个方面。所谓麻雀虽小,五脏俱全,就是这个道理。从这个角度来讲,为什么有那么多的创业公司会倒闭,想想其实也太正常了。因为大部分的团队可能只擅长做产品(有好的想法)。法律层面可能有问题,比如创业兄弟分手成为敌人的,也比比皆是。或者因为期权而各种撕的,也是不是见诸媒体。这些其实都是法律层面没有解决好问题。有的团队一直没有销售,产品卖不出去,没有现金流,也就很难生存下去。


我们的创业方向主要是做系统,期望通过软件这种方式,将我们自己对这些问题的思考和解决方案固化到软件中,提供给我们的用户和客户,希望能够帮他们梳理好自己内部的管理流程。而且我们的产品核心的功能都放在了开源版本,大家可以免费使用,还可以做二次开发。即使将来有一天我们团队不存在了,软件还可以继续生存发展下去。这就是我们要做的事情了: 为天下企业提供专业的管理工具!

小花 最后编辑, 2017-06-12 14:10:34