然之是怎样提升团队协作能力的?
2018-02-12 08:48:21
李艳玲
  • 访问次数: 24
  • 注册日期: 2017-03-02
  • 最后登录: 2018-02-22
  • 当前积分: 181
  • 门派等级: 无门派

协作管理是企业管理的重要内容,也是问题频出的环节,因为协作管理需要涉及到多个成员的配合,不管是管理者还是员工,都会遇到很多问题:

来自管理者的困惑:

  • 安排的任务经常被延期,员工却还抱怨工作多;
  • 任务进行中沟通不够到位,反馈也不及时,经常会影响工作的成果;
  • 我不能实时地跟进和督促任务的执行情况,对于进度掌握不全面不及时;
  • 做绩效评估时仅凭主观判断,无法清晰掌握团队的工作成绩和工作效率。

来自员工的烦恼:

  • 每天的工作多而杂,忙的团团转却看不到什么成果;
  • 制订好的工作计划总是被领导临时安排的事情打乱;
  • 很多工作被遗漏,很多工作只能推到最后完成,效果明显达不到要求;
  • 跟其他成员配合时不默契,其他成员的分工安排和任务进度情况不清楚。

其实每个团队在协作过程中总会遇到各种各样的问题,其中工作目标不清晰,责任不明确,执行力差,信息不透明,工作效率低是主要问题。

如果存在这些问题,说明你的团队需要做工作任务管理了。工作任务管理是团队管理的一项重要内容。任务管理的内容主要包括对任务难易程度的评估,定期梳理任务列表,更新任务进度,知会任务成员,准时交付任务成果。任务管理的目的在于提高团队工作效率,消除沟通隔阂,快速反应,高效运作。


任务管理是如何实现高效协作的呢?

管理者需要做到:

一,任务分工明确,指派到人

团队leader创建任务/项目,并明确任务详情,主要包含任务要求、任务目标、所用工时、任务执行人、任务汇报要求等内容。能够让成员清晰的知道该做什么,需要达到什么效果,何时做完。也就是将任务量化,目标清晰,责任明确,成员也能心中有数的去执行任务。不过需要注意的一点是,既然已经做了任务量的评估,作为管理者就不能随意更改任务或随意指派其他额外事项。应该尽可能的保证成员集中精力和有效时间完成工作提供条件任务,尽量避免因为临时事件加塞带来时间切换成本。

目前市场上的任务管理工具非常多,而且任务管理已经成为协同办公 管理的重要组成部分。

然之协同办公系统 中的任务分派过程:

二,全程监督任务执行情况,随时调整

任务分派完成后,团队leader可以随时查看任务的执行情况,通过查看哪些任务已经完成,有哪些任务正在进行中,还有哪些未开始的任务,了解到整个项目的推进情况。也可以针对性的查看某个成员的任务完成情况,了解该员工的工作效率和时间分配情况。

某项目的任务执行情况:

成员任务的执行情况:

员工需要做到:

一,领取任务,更新进度

成员在接到指派任务后,可以根据leader标记的任务优先级和工时进行评估,根据任务的难易程度,紧急程度做好相应的安排和计划。并且在执行中需要做到随时记录工时,更新任务进度,以便于其他成员和团队leader查看,做到相互间透明。同时也会起到提高工作积极性和责任感的作用,督促自己和团队整体紧密合作。

任务的详细执行情况:

二,做好个人时间管理,提升工作效率

成员在执行任务过程中,尤其工作量繁多时,容易造成任务的遗漏,而且因为诸多事项带来的压迫感和紧张感也不利于有效工作的开展。此时可以通过时间管理工具来做好个人时间安排。如四象限时间管理法,将任务事项按照轻重缓急进行安排梳理。很多协同软件 /任务管理软件中的待办管理也是个人时间管理的好帮手,它以每天的有效工作时长为单位,将每天需要处理的工作进行分割分配,最大化程度提高时间的利用率,而且在每天不断的分配调整中提升工作效率。

个人事项的时间管理:

任务管理确实是提高团队协作能力的有效手段,但是,要想通过任务管理来实现团队的有效协作,还需要注意的一点是,不要让任务管理流于形式。而是当成一项日常规范,久而久之,任务管理也就更加规范,团队协作更加高效。

沙发
2018-02-22 09:15:24
石洋洋
  • 访问次数: 273
  • 注册日期: 2015-12-11
  • 最后登录: 2018-02-23
  • 当前积分: 943
  • 门派等级: 无门派
1/1